De visie: hoe kom je tot een goed proces

In grote lijnen doorloopt het goed opzetten van een mens-intensief proces altijd hetzelfde patroon.
(het is immers een proces in zichzelf, waarin wordt voortgebouwd op bewezen successen :-).

Eigenaar

Voorop staat dat het zakelijke doel van het proces helder en duidelijk is, zeg maar het bestaansrecht van het proces. Het is daarbij de taak van de leidinggevende om duidelijkheid te geven wat er verwacht wordt, een proceseigenaar te benoemen en de middelen (tijd, mensen, …) ter beschikking te stellen.

Inzicht

Omdat de mens de meest dynamische schakel is ligt daar de grootste inspanning: het proces moet geaccepteerd worden.
Daarom is het essentieel om de mensen die het grotendeels moeten gaan uitvoeren (of het misschien al doen) er actief bij te betrekken. Van het proces wordt via interviews op locatie eerst elke stap en handeling vastgelegd, precies zoals op dat moment mogelijk is. Zo wordt acceptatie gestimuleerd ('Inderdaad, zo doen we dat') en wordt het mogelijk om de werkwijze goed te analyseren.

Waar meer mensen samenwerken is er ook vaak verschil van inzicht hoe iets uit te voeren. Daarom is het verstandig om een manier te hebben om de verschillende wegen onafhankelijk te kunnen vergelijken.
Beoordeling op onderstaande punten maakt dit mogelijk en biedt ook houvast om elk proces te monitoren. In volgorde van belang:

Veiligheid: Iedereen moet zich veilig voelen en gezond thuis komen
Kwaliteit: de werkwijze geeft maximale kans op de gewenste uitkomst
Doorlooptijd: de werkwijze heeft een optimale balans tussen inspanning en resultaat
Helderheid: de werkwijze is begrijpelijk, compleet, beknopt en correct

Er is géén gouden standaard, processen zullen altijd onder druk staan om te veranderen maar ze bieden juist het houvast waar een organisatie baat bij heeft. Daarom moet elke stap en, vooral, elke wens tot verandering beoordeeld worden op deze 4 aspecten. Levert de verandering ook echt een verbetering? Deze afweging wordt door de proces-eigenaar gemaakt in samenspraak met de relevante betrokkenen (stakeholders).

Betrokkenen krijgen de mogelijkheid te reageren om een zo breed mogelijk blikveld te krijgen, maar ook om eigenaarschap te creëren. Daarmee maakt het uiteindelijke besluit van de proceseigenaar ook de beste kans om geaccepteerd te worden.

Vastleggen en onderhouden

Met moderne software van Engage Process wordt het mogelijk gemaakt om het proces te visualiseren, te leren èn te onderhouden. Een proces is niet robuust als er geen indicator is (KPI) die het goede verloop registreert en die voor het management beschikbaar is. Zo wordt het verwateren of ontstaan van geitepaadjes voorkomen. Dat biedt ook houvast of wijzigingen noodzakelijk zijn.
Met e-learning software zoals ISIK en EZ-Go kan de lerende organisatie worden ondersteund.

PROMANIE biedt daarbij de ondersteuning om samen met de proceseigenaar het geheel in te richten, instructie te geven aan betrokkenen en een volwaardig en onderhoudbaar proces op te leveren aan de organisatie.
Lees hier meer over PROMANIE of hoe je Contact kan opnemen